Sicher unter Dach und Fach
Beim Umzug in das neue Gebäude der Universität Mannheim wurde die Registratur der Verwaltung neu organisiert und weiter automatisiert. In 17 Umlaufregalen von Hänel sind nun auf engstem Raum tausende von Dokumenten untergebracht.
Und das nicht nur platzsparend und sicher, durch die Anbindung an die EDV kann noch dazu direkt auf jedes der zahlreichen Dokumente effizient zugegriffen werden.
Die Verwaltung der Universität Mannheim ist im Juli 2010 in das Gebäude L 1, 1 umgezogen. Das ehemalige Gesundheitsamt wurde renoviert, allerdings stellt die Unterbringung von großen Einrichtungen wie der Hauptregistratur besondere Anforderungen an die Raumgestaltung. Hubert Tomesch, Leiter der Organisation und des Inneren Dienstes der Universität, bemerkt: „Wir mussten alle Archive auf engstem Raum platzsparend einrichten. Viele Akten werden allerdings häufig benötigt und müssen auf einer geordneten Basis schnell gefunden und zur Verfügung gestellt werden.“

In der Registratur sind Dokumente für Verfassung, Personal und Finanzen oder Studentenförderung, Hochschulforschung, Vermögen und Hoheitsangelegenheiten abgelegt. Tomesch bekräftigt: „Die Rotomaten von Hänel bilden eine optimale Kombination aus systematischer und geordneter Ablagemöglichkeit, schnellem Ablaufverfahren durch hohe Zugriffsgeschwindigkeit sowie platzsparender und geschützter Lagerung der Dokumente.“ Tomesch lobt insbesondere, dass einige ältere Geräte sich bereits seit über 20 Jahren ohne jegliche Probleme im Einsatz befinden. Rotomaten sind nach dem Umlauf- und Förderprinzip konstruiert. Dokumente werden zum Bedienpersonal transportiert und nicht umgekehrt.

Durch die kompakte Bauweise kann bei Ausnutzung der Raumhöhe auf engstem Raum eine große Menge Platz geschaffen werden. Daher wurde beim Umzug im vergangenen Jahr auch die gesamte Registratur weiter automatisiert. Im ehemaligen Verwaltungsgebäude waren wegen der geringen Ablagekapazität die unterschiedlichen Archive an mehreren Standorten, d. h. über sechs Stockwerke und weitere Außengebäude verteilt. Überdies konnten auch nicht alle Dokumente in den vorhandenen 13 Umlaufregalen untergebracht werden. Fünf Rotomaten wurden in der Hauptregistratur, zwei in der Personalregistratur und sechs in der Altregistratur Personaldezernat eingesetzt. Beim Umzug der Verwaltung wurden fünf ältere Geräte entsorgt.
Sicher, kompakt, platzsparend!
 Presse C.ebra Ausgabe 08/11 237 kB
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